Abrechnung für 2021 nur noch bis 31. Dezember möglich

Höchste Eisenbahn für alle Vermieter, die Betriebskosten jährlich abrechnen und die Abrechnung für 2021 noch nicht erstellt haben: Diese muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2022 vorliegen! Das ist in diesem Jahr doppelt wichtig:

• 1. Paragraf 556 Abs. 3 BGB schreibt vor, dass ein Vermieter, der mit seinem Mieter eine monatliche Vorauszahlung von Nebenkosten vereinbart hat, die Abrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des betreffenden Abrechnungszeitraums vorgenommen und dem Mieter zugestellt haben muss (also am 31. Dezember des Folgejahrs).
• 2. Nur im Rahmen einer ordnungsgemäß (das heißt auch: fristgerechten) Abrechnung können die künftigen Vorauszahlungen angepasst werden.

„Keine falsche Rücksicht: Erhöhung auch im Sinne der Mieter“

Eine angemessene Erhöhung des monatlichen Vorauszahlungsbetrags ist angesichts der stark gestiegenen Energiekosten in diesem Jahr meist unverzichtbar. Rechtsanwalt Ralf Schönfeld, Verbandsdirektor von Haus & Grund Rheinland-Pfalz, warnt vor falscher Rücksicht bei der Erhöhung. „Orientieren Sie sich an den tatsächlich zu erwartenden Kosten. Das ist schließlich auch im Sinne Ihrer Mieter“, betont er.

Höhere Belastung besser als eine massive Nachzahlung später

Mieter freuen sich zwar sicher nicht über die höhere monatliche Belastung. „Aber das ist besser, als wenn Mieter hinterher eine massive Nachzahlung zu leisten haben, die sie finanziell nicht stemmen können“, erläutert er. Übrigens: Die Erhöhung muss sich nicht aus der vorliegenden Abrechnung (die ja das Jahr 2021 betrifft) ergeben. Sie kann auch mit Blick auf die Belastung im kommenden Jahr vorgenommen werden.

Für die fristgerechte Zustellung gelten strenge Regeln

Noch scheint der 31. Dezember weit. Aber wer fristgerecht zustellen möchte, sollte sich dennoch sputen. Denn es gelten strenge Regeln – und wer sich zu lange Zeit lässt, zahlt im Zweifelsfall drauf. „Wenn die Abrechnung nicht fristgerecht eingeht, kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr verlangen“, stellt Schönfeld klar. Deshalb sollten Vermieter besser kein Risiko eingehen und genügend Puffer zum Silvestertag einplanen.

Rechtzeitiger Zugang muss im Zweifelsfall nachgewiesen werden

Eine (zu) knappe Lieferung ist ein großes Risiko: Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang nachweisen. „Es ist also nicht damit getan, das Schreiben am Silvesterabend in den nächsten Briefkasten zu werfen, nicht einmal in den des Mieters“, sagt der Haus & Grund Experte. An Silvester wird schließlich in aller Regel (wenn überhaupt) nur am Vormittag gearbeitet. Der Mieter hat also keine Möglichkeit, die Abrechnung rechtzeitig zur Kenntnis zu nehmen.

Keine Entschuldigung: Vermieter kann sich nicht auf Post berufen

Nicht einmal auf die Postdienstleister kann sich der Vermieter berufen: Eine verzögerte Zustellung wird ihm selbst zugerechnet. Schönfelds Tipp: „Wer erst kurz vor Toresschluss mit der Abrechnung fertig wird, sollte das Schreiben sicherheitshalber persönlich übergeben und sich den Eingang quittieren lassen. Möglich ist es auch, einen Boten mit der Zustellung beauftragen, der diese dann bezeugen kann.“

Sonderfall WEG: Die Frist gilt auch bei einer Eigentumswohnung

Vermieter von Eigentumswohnungen haben eventuell das Problem, dass ihnen die Abrechnung ihrer Wohnungseigentümer-Gemeinschaft (WEG) noch nicht vorliegt, die eigentlich die Grundlage für die Abrechnung mit dem Mieter bildet. Wichtig: Das führt nicht zu einer Fristverlängerung, hat der Bundesgerichtshof klargestellt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15).

„Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben“, erklärt der Verbandsjurist.

Was also tun? Ganz normal abrechnen, rät Schönfeld mit Verweis auf eine weitere BGH-Entscheidung (Beschluss von 14. März 2017, Az. VIII ZR 50/16). Danach kann der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nämlich auch dann wirksam erstellen, wenn die WEG-Versammlung die Jahresabrechnung noch nicht genehmigt hat.