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Betriebskostenabrechnung: Private Vermieter müssen sich sputen

Last-Minute-Tipps von Haus & Grund

Die meisten privaten Vermieter rechnen die Betriebskosten mit ihren Mietern nach dem Kalenderjahr ab. Das heißt: Jetzt wird die Zeit knapp, falls die Abrechnung für das Jahr 2017 noch nicht erfolgt ist. Denn diese muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2018 vorliegen.

Fristverstoß geht zu Lasten des Vermieters

„Geht die Abrechnung nicht fristgerecht ein, kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr verlangen“, warnt Rechtsanwalt Ralf Schönfeld, Verbandsdirektor von Haus & Grund Rheinland-Pfalz. Das Problem bei einer knappen Zustellung: Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang nachweisen.

„Es ist also nicht damit getan, das Schreiben am Silvesterabend in den nächsten Briefkasten zu werfen, nicht einmal in den des Mieters“, sagt der Haus & Grund Experte. An Silvester nämlich wird in aller Regel (wenn überhaupt) nur am Vormittag gearbeitet. Der Mieter hat also keine Möglichkeit, die Abrechnung rechtzeitig zur Kenntnis zu nehmen. Nicht einmal auf die Post kann sich der Vermieter berufen: Eine verzögerte Zustellung wird ihm selbst zugerechnet.

Schönfelds Tipp: „Wer erst kurz vor Toresschluss mit der Abrechnung fertig wird, sollte sicherheitshalber das Schreiben persönlich übergeben und sich den Eingang quittieren lassen. Möglich ist es auch, einen Boten mit der Zustellung beauftragen, der diese dann bezeugen kann.“

Frist gilt auch bei einer Eigentumswohnung

Vermieter von Eigentumswohnungen stehen eventuell vor dem Problem, dass ihnen die Abrechnung ihrer Wohnungseigentümer-Gemeinschaft (WEG) noch nicht vorliegt, die eigentlich die Grundlage für die Abrechnung mit dem Mieter bildet.

Wichtig: Das führt nicht zu einer Fristverlängerung, hat der Bundesgerichtshof klargestellt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15). „Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben“, erklärt der Verbandsjurist. Was also tun?

Ganz normal abrechnen, rät Schönfeld mit Verweis auf eine weitere BGH-Entscheidung (Beschluss von 14. März 2017, Az. VIII ZR 50/16). Danach kann der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nämlich auch dann wirksam erstellen, wenn die WEG-Versammlung die Jahresabrechnung noch nicht genehmigt hat.

Für die Abrechnung gilt die tatsächliche Wohnfläche

Im Zusammenhang mit der Betriebskostenabrechnung hat das oberste deutsche Gericht vor kurzem noch ein wichtiges Urteil gefällt – und zwar zum Thema Wohnfläche (Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17). „Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es jetzt auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an“, erläutert Ralf Schönfeld. Früher hatte der BGH die vereinbarte Wohnfläche für maßgeblich erklärt, sofern diese nicht mehr als 10 Prozent von der tatsächlichen abwich.

Bei Fragen rund um die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen hilft der örtliche Haus & Grund Verein gerne weiter. Dort, so der Verbandsdirektor, erhalten Mitglieder auch Hinweise, was zu beachten ist, damit eine Betriebskostenabrechnung nicht formell fehlerhaft wird oder wie man die Betriebskosten in der Abrechnung aufschlüsseln muss.

Mehr Infos zum Thema: Merkblatt zu Betriebskosten

Zu den Rechtsfragen rund um die Betriebskosten für private Vermieter bietet Haus & Grund Rheinland-Pfalz mit dem Merkblatt Nr. 2 ausführliche Informationen zum richtigen Vorgehen bzw. zur Gestaltung einer korrekten Betriebskostenabrechnung. Das aktualisierte Merkblatt Nr. 2 kann ab sofort unter www.shop.hausundgrund-rlp.de bestellt werden.

Holen Sie sich Software-Unterstützung

Nebenkosten abrechnen, Hausverwaltung & mehr: Mit einer professionellen Vermieter-Software gelingt das ganz einfach direkt am Computer. Der Landesverband Haus & Grund Rheinland-Pfalz empfiehlt hierzu die tausendfach bewährte „easy“-Software von WAREHaus. Ihr großer Vorteil: Sie lässt sich kostenlos ausprobieren – und zwar mit den eigenen „echten“ Daten! Wenn Ihnen das Programm gefällt, machen Sie aus der Demo- einfach eine Vollversion. Ihre eingegebenen Daten bleiben dabei natürlich erhalten.

Hier geht's zur Übersicht über die kostenlosen Downloads der Demoversionen von Nebenkosten easy und anderen smarten Software-Lösungen für private Vermieter:

 

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Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

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Haben wir Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und sind wir gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu Ihren personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen Ihrer personenbezogenen Daten verlangt haben.

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
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  • aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit (Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO);
  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:

  • wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten für eine Dauer bestritten wird, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

6.5 Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir gemäß Art. 19 DSGVO verpflichtet, allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten von uns offengelegt wurden, diesen Umstand mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern

  • die Verarbeitung auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. DSGVO) oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
  • die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde.

6.7 Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in der Folge nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für unsere Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.8 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

6.9 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben gemäß Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

  • für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist,
  • aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedsstaaten, denen wir unterliegen, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihren berechtigten Interessen enthalten oder
  • mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

6.10 Recht auf Beschwerde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die von uns vorgenommene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zuständige Aufsicht für uns ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: 06131/8920-0
Fax: 06131/8920-299
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

7. Social Media Plugins

 

7.1 Facebook

Auf unserer Webseite sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, Anbieter Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA, integriert. Die Facebook-Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo auf unserer Seite. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, wenn Sie außerhalb der USA oder Kanada leben, die Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland. Wenn Sie unsere Seite besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Hierdurch erhält Facebook die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Webseite besucht haben.
Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seite keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch Facebook sowie zu Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook.
Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Webseite Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus, bevor Sie unsere Webseite besuchen.

7.2 YouTube

Wir nutzen auf unserer Webseite Videos von YouTube und YouTube Plugins. YouTube ist ein Dienst der YouTube LLC („YouTube“), 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA und wird von dieser bereitgestellt. Die YouTube LLC ist eine Tochtergesellschaft der Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Die Einbindung von YouTube erfolgt durch das Einbetten des Services auf unserer Webseite mittels eines sog. „iFrames“. Beim Laden dieses iFrames erheben YouTube bzw. Google unter Umständen Informationen (auch personenbezogene Daten) und verarbeiten diese. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass YouTube bzw. Google die Informationen auch an einen Server in einem Drittland übermittelt.
Durch die Einbindung von YouTube verfolgen wir den Zweck, Ihnen verschiedene Videos auf unserer Webseite präsentieren zu können, damit Sie diese unmittelbar auf unserer Webseite anschauen können.

Rechtsgrundlage für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser hierfür erforderliches berechtigtes Interesse liegt dabei in dem großen Nutzen, den YouTube bietet. Durch die Einbindung von externen Videos entlasten wir unsere Server und können entsprechende Ressourcen anderweitig nutzen. Dies kann u.a. Stabilität unserer Server erhöhen. YouTube bzw. Google hat darüber hinaus ein berechtigtes Interesse an den erhobenen (personenbezogenen) Daten um die eigenen Dienste zu verbessern.

8. Newsletter (Info-Service)

Wenn Sie unseren Newsletter per E-Mail beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen Vor- und Nachnamen, die bevorzugte Ansprache sowie eine E-Mail-Adresse. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen.

Hierüber nehmen wir statistische Erhebungen vor. Dazu gehören die Informationen, ob der Newsletter geöffnet wurde und welche Links geklickt wurden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Newsletter-Empfängern zugeordnet werden, es ist jedoch nicht der Verarbeitungszweck für unsere Auswertungen. Die Auswertungen dienen uns allein dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte auf Sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen auch einzelner Nutzer zu versenden. Die erteilte Einwilligung  zum Erhalt des Newsletters können Sie über einen Link im Newsletter oder über das Abmeldeformular unter www.hausundgrund-rlp.de/info-service jederzeit widerrufen.

9. YouTube

Wir haben Videos in unserer Webseite eingebunden, die bei YouTube (Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View CA 94043, USA) gespeichert sind und von unserer Webseite aus direkt abspielbar sind.

Bei der Einbindung werden in Teilbereichen eines Browserfensters Inhalte von YouTube abgebildet. Abgerufen werden die Videos jedoch erst durch gesondertes Anklicken (sog. „Framing“). Mit Aufruf der (Unter-)Seite unserer Webseite wird eine Verbindung zu den YouTube-Servern hergestellt und dabei der Inhalt dargestellt.

Die Einbindung von YouTube-Inhalten erfolgt im „erweiterten Datenschutzmodus”. Diesen stellt YouTube selbst bereit und sichert damit zu, dass durch die Einbettung keine Cookies gesetzt werden. Wenn Sie YouTube auf unserer Webseite aufrufen, während Sie in Ihrem YouTube- oder Google-Profil eingeloggt sind, können YouTube und Google dieses Ereignis allerdings mit dem jeweiligen Profil verknüpfen.
Wir nutzen Youtube, um Videos auf unserer Webseite einzubetten.
Verarbeitete Daten:

  • Nutzungsdaten
  • Accountdaten

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, die Sie durch Ihren Klick auf das Video erklären, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wenn Sie die Zuordnung nicht wünschen, ist es erforderlich, dass Sie sich vor dem Aufruf unserer Webseite bei Google ausloggen. Sie können, wie oben dargestellt, Ihren Browser so konfigurieren, dass er Cookies abweist. Alternativ können Sie die Erfassung der durch Cookies erzeugten und auf Ihre Nutzung dieser Webseite bezogenen Daten sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie in den Google-Einstellungen für Werbung (https://safety.google/intl/de_de/privacy/ads-and-data/) die Schaltfläche „Personalisierte Werbung deaktivieren“ anklicken. In diesem Fall wird Google nur nicht-individualisierte Werbung anzeigen.

10. Online-Solvenzcheck über CRIF GmbH

Wir bieten einen Online-Solvenzcheck (Mieterbonitätsprüfung) für Vermieter über den Dienstleister CRIF GmbH an. Der kostenpflichtige Service wird über die Webseite www.mietvertraege-rlp.de vertrieben.

Wir übermitteln im Rahmen dieses Services erhobene personenbezogene Daten an die CRIF GmbH, Leopoldstr. 244, 80807 München.

Rechtsgrundlage dieser Übermittlungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Vertrages bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Verarbeitet werden personenbezogene Daten, um Vermietern Informationen zur Beurteilung der Bonität von potentiellen Mietern zu geben. Die Bonitätsprüfung dient der Bewahrung der Vermieter vor finanziellen Verlusten und eröffnet gleichzeitig die Möglichkeit, die Mieter durch Beratung vor einer übermäßigen finanziellen Belastung/Verschuldung zu bewahren.

Nähere Informationen zur Tätigkeit der CRIF GmbH können Sie jederzeit unter www.crif.de/datenschutz abrufen.

11. Kontakt

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse oder die E-Mail-Adresse info@hausundgrund-rlp.de

12. Anpassung der Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite oder die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns daher vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um sich über gegebenenfalls erfolgte Aktualisierungen zu informieren.

Stand: 16.04.2025