Betriebskostenabrechnung: Vermieter sollten sich sputen, aber gut auf rechtliche Stolperfallen achten

Bei der Abrechnung der Nebenkosten gilt es allerhand zu beachten, wie ein aktuelles BGH-Urteil zeigt.

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Wer als Vermieter die Betriebskosten jährlich abrechnet und die Abrechnung für 2020 noch nicht verschickt hat, sollte langsam in die Gänge kommen. Denn Paragraf 556 Abs. 3 BGB schreibt vor, dass ein Vermieter, der mit seinem Mieter eine monatliche Vorauszahlung von Nebenkosten vereinbart hat, die Abrechnung spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des betreffenden Abrechnungszeitraums vorgenommen und dem Mieter zugestellt haben muss (also am 31. Dezember des Folgejahres). Allerdings gibt es zusätzlich zur fristgerechten Zustellung weitere wichtige Punkte zu beachten.

Vorsicht bei den „sonstigen Betriebskosten“

Einige rechtliche Fallstricke lauern bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Das zeigt einmal mehr eine vor wenigen Tagen veröffentlichte Entscheidung des Bundesgerichtshofs (Aktenzeichen VIII ZR 371/19). Die Richter in Karlsruhe haben dabei ausdrücklich betont, dass in der Abrechnung nur solche Kosten in einem Punkt zusammengefasst werden dürfen, die eng zusammenhängen. Das gilt auch – und insbesondere – für die „sonstigen Betriebskosten“.

Verschiedene Kosten einfach zusammengefasst

Der Fall aus Hamburg, in dem es um Betriebskosten in Höhe 384,52 Euro (später noch 240,56 Euro) ging, ist dabei nebensächlich. Denn in diesem war eine Revision unzulässig. Spannend war jedoch die Begründung des BGH, weshalb die Klage der Vermieterin ohnehin keine Aussicht auf Erfolg gehabt hätte. Denn diese hatte unter der Position „sonstige Nebenkosten“ die Kosten für die Trinkwasseruntersuchung und die Dachrinnenreinigung sowie diverse Wartungskosten zusammengefasst.

Die formellen Anforderungen nicht erfüllt

Hier stimmte der Bundesgerichtshof dem Landgericht zu, dass in diesem Punkt die „in formeller Hinsicht an eine Betriebskostenabrechnung zu stellenden Anforderungen nicht erfüllt sind und die Abrechnung insoweit unwirksam ist“. Aus der Rechtsprechung des Senats lässt sich zudem ohne Weiteres ableiten, dass eine Aufschlüsselung der Kosten grundsätzlich immer dann erforderlich ist, wenn die einzelnen Kostenarten nicht eng zusammenhängen.

Einige Sammelpunkte sind durchaus zulässig

So war nach früheren Entscheidungen beispielsweise die Zusammenfassung der Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen unter der Kostenposition „Versicherungen“ (Az. VIII ZR 346/08) ebenso zulässig wie die gemeinsame Aufführung der Kosten für Abwasser und Frischwasser, solange die Umlage einheitlich nach dem Frischwasserverbrauch erfolgte (VIII ZR 340/08). Als unzulässig bewertete der BGH dagegen schon früher die Zusammenfassung der anteiligen Kosten für Grundsteuer und Straßenreinigung (Az. VIII ZR 285/09) und aktuell den von der Vermieterin genutzten Sammelpunkt.

Die einzelnen Kostenbeiträge aufschlüsseln

Hier hätte es für eine ordnungsgemäße Abrechnung zweier Zusatzangaben bedurft (von denen nur eine gegeben war): zum einen der abschließenden Angabe der unter der Position „sonstige Nebenkosten“ abgerechneten unterschiedlichen Kostenarten und zum anderen einer (hier fehlenden) Aufschlüsselung, welche Beträge für die jeweilige Kostenart angefallen sind. Das könne, so der BGH, gegebenenfalls auch in einer Anlage oder Erläuterung zur Abrechnung erfolgen. Erst recht nicht ausreichend ist es nach Ansicht der Richter, wenn eine Abrechnung eine Bezeichnung wie „sonstige Betriebskosten“ verwendet (ohne weitere Erläuterungen, was damit gemeint ist).

Nur die vereinbarten Nebenkosten abrechnen

Und natürlich gilt – wie für die gesamte Abrechnung –, dass nur solche Betriebskosten abgerechnet werden dürfen, deren Umlage zuvor wirksam über den Mietvertrag vereinbart wurde. Deshalb rät Haus & Grund dazu, nicht vorschnell Punkte zu streichen, nur weil sie aktuell nicht anfallen. So mag etwa derzeit ein Hausmeisterservice nicht vorhanden sein, später aber durchaus in Frage kommen.

Auf die tatsächliche Wohnfläche kommt es an

Eine wichtige Größe für die Abrechnung der Betriebskosten ist für viele Kostenarten die Wohnfläche. Deren Bedeutung hat sich durch eine BGH-Entscheidung aus dem Jahr 2018 verstärkt (Az. VIII ZR 220/17). Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es demnach auf die tatsächliche – und nicht auf die vereinbarte – Wohnungsgröße an. Seine frühere Rechtsprechung, dass die vereinbarte Wohnfläche maßgeblich ist, wenn diese nicht mehr als 10 Prozent von der tatsächlichen abweicht, hat der BGH damit aufgegeben.

Bei Fragen hilft der Haus & Grund Ortsverein

Bei Fragen rund um die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen steht Ihnen als Haus & Grund Mitglied der Ortsverein im Rahmen der Mitgliederberatung zur Verfügung. Dort erhalten Sie auch Hinweise, was beachtet werden muss, damit die Abrechnung nicht formell fehlerhaft wird, was bei der fristgerechten Zustellung gilt oder wie man die Betriebskosten in der Abrechnung aufschlüsseln muss.

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Dieser Artikel stammt aus dem digitalen Info-Service von Haus & Grund Rheinland-Pfalz (Ausgabe Oktober vom 28. Oktober 2021). Melden Sie sich jetzt an für diesen kostenlosen Service des Landesverbands: