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Betriebskosten: Die Abrechnung muss bis 31. Dezember beim Mieter eingegangen sein

Vermieter, die nach dem Kalenderjahr abrechnen, sollten die Frist bis zum Jahresende 2025 unbedingt einhalten.

Symbolbild Betriebskosten: Kalenderblatt vom Dezember 2025, auf dem der 31. markiert istFoto: PhotoSG / Adobe Stock

Die Blätter fallen von den Bäumen. Es ist nicht mehr zu übersehen: 2025 neigt sich dem Ende zu – und damit auch die Frist für Vermieter, die ihre Betriebskosten nach dem Kalenderjahr abrechnen. Spätestens am 31. Dezember muss dem Mieter die Abrechnung für 2024 vorliegen, und das nicht erst kurz vor Mitternacht. Haben Sie die Abrechnung noch nicht erstellt? Dann wird es höchste Zeit. Wer zu lange wartet, bleibt am Ende womöglich auf einem Teil der Kosten sitzen. Das kann teuer werden. Zumal die Zeit zum Jahresende und insbesondere vor Weihnachten erfahrungsgemäß besonders schnell vergeht.

Keine Nachzahlung bei versäumter Frist  

Rechtsanwalt Ralf Schönfeld, Verbandsdirektor von Haus & Grund Rheinland-Pfalz, warnt Vermieter eindrücklich davor, die Frist auszureizen. „Der Vermieter kann keine Nachzahlungen mehr verlangen, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht rechtzeitig beim Mieter eingeht“, betont er. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte das Dokument darum bereits einige Tage vor Silvester zugestellt werden. Denn auch ein (zu) knapper Eingang beim Mieter kann Vermietern zum Verhängnis werden. Im Streitfall müssen sie nachweisen, dass sie für eine rechtzeitige Lieferung gesorgt haben.

Einwurf am Silvesterabend gilt nicht als rechtzeitig

Zur Klarstellung: Wer diese wichtige Post erst am Silvesterabend einwirft – selbst direkt in den Briefkasten des Mieters – handelt zu spät. Am letzten Tag des Jahres wird in der Regel (wenn überhaupt) nur vormittags gearbeitet. Der Mieter könnte also behaupten, die Abrechnung nicht mehr rechtzeitig erhalten zu haben.

Verzögerte Zustellung zählt nicht als Ausrede

Auch auf eine verspätete Postzustellung kann sich der Vermieter nicht berufen. Sie wird ihm selbst zugerechnet. „Wer spät dran ist, sollte die Abrechnung persönlich übergeben und sich den Empfang bestätigen lassen – oder einen Boten damit beauftragen“, rät Schönfeld. Dieser könne dann im Zweifelsfall als Zeuge dienen.

Keine Fristverlängerung bei fehlender WEG-Abrechnung

Vermieter von Eigentumswohnungen stehen öfter vor einem Problem, wenn ihnen die Abrechnung ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) noch nicht vorliegt Sie dient zwar als Grundlage für die Abrechnung mit dem Mieter. Das führt laut Bundesgerichtshof (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15) aber nicht zu einer Fristverlängerung. „Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben“, erklärt Verbandsjurist Schönfeld.
Was also tun in einem solchen Fall? Ganz normal abrechnen, rät Schönfeld mit Verweis auf eine weitere BGH-Entscheidung (Beschluss von 14. März 2017, Az. VIII ZR 50/16). Danach kann der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter auch dann wirksam erstellen, wenn die WEG-Versammlung die Jahresabrechnung noch nicht genehmigt hat.

Tatsächliche Wohnfläche zählt für die Abrechnung

Ein weiteres wichtiges Urteil des obersten deutschen Gerichts betrifft die Wohnfläche (Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17). Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es jetzt auf die tatsächliche Quadratmeterzahl an (und nicht auf die vereinbarte). Früher hatte der BGH die vereinbarte Wohnfläche für maßgeblich erklärt, sofern diese nicht mehr als 10 Prozent von der tatsächlichen abwich. Das gilt nun nicht mehr.

Keine Sammelposten in der Abrechnung

Vorsicht ist zudem geboten bei vermeintlichen Vereinfachungen in der Betriebskostenabrechnung. Es ist etwa dringend davon abzuraten, verschiedene Einzelposten zu einem Punkt „sonstige Betriebskosten“ zusammenzufassen. Das hatte eine Vermieterin versucht, über deren Fall ebenfalls der Bundesgerichtshof zu entscheiden hatte (Beschluss vom 6. Juli 2021, Az. VII ZR 371/19). Sie brachte im Sammelpunkt die Kosten für die Trinkwasseruntersuchung und die Dachrinnenreinigung sowie diverse Wartungskosten unter. Der BGH bestätigte: Eine solche Abrechnung erfüllt die formalen Anforderungen nicht und ist daher unwirksam. Aus der Rechtsprechung des Senats lässt sich zudem ohne Weiteres ableiten, dass eine Aufschlüsselung der Kosten grundsätzlich immer dann erforderlich ist, wenn die einzelnen Kostenarten nicht eng zusammenhängen.

Fazit: Frühzeitig handeln und Stress vermeiden

Vermieter sollten ihre Betriebskostenabrechnung besser so früh wie möglich vorbereiten und spätestens einige Tage vor Jahresende zustellen. Wer rechtzeitig handelt, erspart sich nicht nur rechtliche Risiken, sondern auch unnötigen Stress in der ohnehin hektischen Jahreszeit.

Eine wertvolle Hilfe für die Abrechnung: die bewährte Software „NEBENKOSTEN EASY“

Für Vermieter ist es eine echte Herausforderung, die Nebenkosten korrekt zu erfassen, zu verteilen und den Mietern transparent und verständlich aufzubereiten. Dies kann zeitintensiv sein und erfordert eine genaue Dokumentation sowie die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Vorgaben. Fehler in der Abrechnung können zu Streitigkeiten führen oder – noch schlimmer – finanzielle Einbußen bedeuten. Für Mieter ist die Abrechnung der Nebenkosten nicht minder wichtig. Sie wollen sicherstellen, dass alle Posten nachvollziehbar sind und keine versteckten Kosten enthalten sind. Zudem besteht immer die Sorge, dass die Abrechnung fehlerhaft sein könnte.

Nebenkosten leicht gemacht mit WAREHaus

Als Kooperationspartner von Haus & Grund Rheinland-Pfalz bietet die Firma WAREHaus privaten Vermietern mit dem Programm „NEBENKOSTEN EASY“ eine smarte und einfache Lösung für die Verwaltung von Nebenkosten. Mit diesem Programm behalten Sie den Überblick über alle relevanten Kostenarten, können diese einfach erfassen und automatisiert verteilen. Das Ergebnis ist eine fehlerfreie, transparente und vor allem schnelle Abrechnung.

Was macht „NEBENKOSTEN EASY“ so besonders?

  • Automatisierte Abrechnungen: Die Software nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab. Sie erfassen nur einmal die relevanten Daten, und der Rest läuft automatisiert. So vermeiden Sie Fehler und sparen wertvolle Zeit.
  • Benutzerfreundlichkeit: Das Programm zeichnet sich durch seine außergewöhnliche Benutzerfreundlichkeit aus. Mit einer klaren, intuitiven Oberfläche ermöglicht es auch weniger technikaffinen Nutzern, sich schnell einzufinden und effizient zu arbeiten. Durch einfache Navigation und verständliche Menüs wird die Einarbeitungszeit reduziert und die Produktivität erhöht. Mit „NEBENKOSTEN EASY“ können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und komplexe Aufgaben ohne Frustration bewältigen.
  • Erstklassiger Support: Das engagierte Support-Team von WAREHaus steht Nutzern jederzeit zur Seite. Ob per Telefon, E-Mail oder online – es bietet schnelle und zuverlässige Hilfe, damit Sie die Software optimal nutzen können.

Die Digitalisierung macht auch vor der Immobilienbranche nicht Halt. Wer frühzeitig auf moderne Tools wie „NEBENKOSTEN EASY“ setzt, profitiert langfristig von mehr Effizienz, weniger Fehlerquellen und zufriedenen Mietern. Viele tausend Kunden nutzen das Programm bereits als wertvolle Software-Unterstützung für die Abrechnung.

Es kann zunächst in einer kostenlosen Testversion ausprobiert werden, die bei Gefallen mit einem Code freigeschaltet wird:

Mehr Informationen

Merkblatt und Info-Dossier

Zu den Rechtsfragen rund um die Betriebskosten für private Vermieter bietet Haus & Grund Rheinland-Pfalz ein Merkblatt mit ausführlichen Informationen zum richtigen Vorgehen bzw. zur Gestaltung einer korrekten Betriebskostenabrechnung. Ein Info-Dossier bietet einen noch umfassenderen Überblick über die wichtigsten Punkte zu diesem Thema. Beide Hilfen können im Online-Shop des Landesverbands bestellt werden:

Service für Mitglieder

Mitglieder eines Haus & Grund Vereins in Rheinland-Pfalz erhalten monatlich das Mitgliedermagazin, das regelmäßig über aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen (auch im Bereich Betriebskosten) informiert. Zudem können Sie sich bei Fragen und Problemen rund um die Betriebskostenabrechnung an die Rechtsberatung in Ihrem Haus & Grund Verein vor Ort wenden. Einige Ortsvereine bieten sogar an, die ordnungsgemäße Abrechnung der Betriebskostengegen eine kleine Gebühr zu übernehmen. Einen Überblick über die Vereine in Rheinland-Pfalz finden Sie hier:

Dieser Artikel stammt aus dem digitalen Info-Service von Haus & Grund Rheinland-Pfalz (Ausgabe Oktober 2025 vom 16. Oktober 2025). Bitte beachten Sie, dass die Artikel jeweils den Stand zum Veröffentlichungsdatum wiedergeben und anschließend nicht mehr aktualisiert werden.

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Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

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  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:

  • wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten für eine Dauer bestritten wird, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
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Wurde die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

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Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir gemäß Art. 19 DSGVO verpflichtet, allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten von uns offengelegt wurden, diesen Umstand mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

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Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern

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In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde.

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6.8 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

6.9 Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben gemäß Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

  • für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist,
  • aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedsstaaten, denen wir unterliegen, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihren berechtigten Interessen enthalten oder
  • mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

6.10 Recht auf Beschwerde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die von uns vorgenommene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zuständige Aufsicht für uns ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: 06131/8920-0
Fax: 06131/8920-299
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

7. Social Media Plugins

 

7.1 Facebook

Auf unserer Webseite sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, Anbieter Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA, integriert. Die Facebook-Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo auf unserer Seite. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, wenn Sie außerhalb der USA oder Kanada leben, die Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland. Wenn Sie unsere Seite besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Hierdurch erhält Facebook die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Webseite besucht haben.
Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seite keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch Facebook sowie zu Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook.
Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Webseite Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus, bevor Sie unsere Webseite besuchen.

7.2 YouTube

Wir nutzen auf unserer Webseite Videos von YouTube und YouTube Plugins. YouTube ist ein Dienst der YouTube LLC („YouTube“), 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA und wird von dieser bereitgestellt. Die YouTube LLC ist eine Tochtergesellschaft der Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Die Einbindung von YouTube erfolgt durch das Einbetten des Services auf unserer Webseite mittels eines sog. „iFrames“. Beim Laden dieses iFrames erheben YouTube bzw. Google unter Umständen Informationen (auch personenbezogene Daten) und verarbeiten diese. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass YouTube bzw. Google die Informationen auch an einen Server in einem Drittland übermittelt.
Durch die Einbindung von YouTube verfolgen wir den Zweck, Ihnen verschiedene Videos auf unserer Webseite präsentieren zu können, damit Sie diese unmittelbar auf unserer Webseite anschauen können.

Rechtsgrundlage für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser hierfür erforderliches berechtigtes Interesse liegt dabei in dem großen Nutzen, den YouTube bietet. Durch die Einbindung von externen Videos entlasten wir unsere Server und können entsprechende Ressourcen anderweitig nutzen. Dies kann u.a. Stabilität unserer Server erhöhen. YouTube bzw. Google hat darüber hinaus ein berechtigtes Interesse an den erhobenen (personenbezogenen) Daten um die eigenen Dienste zu verbessern.

8. Newsletter (Info-Service)

Wenn Sie unseren Newsletter per E-Mail beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen Vor- und Nachnamen, die bevorzugte Ansprache sowie eine E-Mail-Adresse. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen.

Hierüber nehmen wir statistische Erhebungen vor. Dazu gehören die Informationen, ob der Newsletter geöffnet wurde und welche Links geklickt wurden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Newsletter-Empfängern zugeordnet werden, es ist jedoch nicht der Verarbeitungszweck für unsere Auswertungen. Die Auswertungen dienen uns allein dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte auf Sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen auch einzelner Nutzer zu versenden. Die erteilte Einwilligung  zum Erhalt des Newsletters können Sie über einen Link im Newsletter oder über das Abmeldeformular unter www.hausundgrund-rlp.de/info-service jederzeit widerrufen.

9. YouTube

Wir haben Videos in unserer Webseite eingebunden, die bei YouTube (Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View CA 94043, USA) gespeichert sind und von unserer Webseite aus direkt abspielbar sind.

Bei der Einbindung werden in Teilbereichen eines Browserfensters Inhalte von YouTube abgebildet. Abgerufen werden die Videos jedoch erst durch gesondertes Anklicken (sog. „Framing“). Mit Aufruf der (Unter-)Seite unserer Webseite wird eine Verbindung zu den YouTube-Servern hergestellt und dabei der Inhalt dargestellt.

Die Einbindung von YouTube-Inhalten erfolgt im „erweiterten Datenschutzmodus”. Diesen stellt YouTube selbst bereit und sichert damit zu, dass durch die Einbettung keine Cookies gesetzt werden. Wenn Sie YouTube auf unserer Webseite aufrufen, während Sie in Ihrem YouTube- oder Google-Profil eingeloggt sind, können YouTube und Google dieses Ereignis allerdings mit dem jeweiligen Profil verknüpfen.
Wir nutzen Youtube, um Videos auf unserer Webseite einzubetten.
Verarbeitete Daten:

  • Nutzungsdaten
  • Accountdaten

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung, die Sie durch Ihren Klick auf das Video erklären, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wenn Sie die Zuordnung nicht wünschen, ist es erforderlich, dass Sie sich vor dem Aufruf unserer Webseite bei Google ausloggen. Sie können, wie oben dargestellt, Ihren Browser so konfigurieren, dass er Cookies abweist. Alternativ können Sie die Erfassung der durch Cookies erzeugten und auf Ihre Nutzung dieser Webseite bezogenen Daten sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie in den Google-Einstellungen für Werbung (https://safety.google/intl/de_de/privacy/ads-and-data/) die Schaltfläche „Personalisierte Werbung deaktivieren“ anklicken. In diesem Fall wird Google nur nicht-individualisierte Werbung anzeigen.

10. Online-Solvenzcheck über CRIF GmbH

Wir bieten einen Online-Solvenzcheck (Mieterbonitätsprüfung) für Vermieter über den Dienstleister CRIF GmbH an. Der kostenpflichtige Service wird über die Webseite www.mietvertraege-rlp.de vertrieben.

Wir übermitteln im Rahmen dieses Services erhobene personenbezogene Daten an die CRIF GmbH, Leopoldstr. 244, 80807 München.

Rechtsgrundlage dieser Übermittlungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Vertrages bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Verarbeitet werden personenbezogene Daten, um Vermietern Informationen zur Beurteilung der Bonität von potentiellen Mietern zu geben. Die Bonitätsprüfung dient der Bewahrung der Vermieter vor finanziellen Verlusten und eröffnet gleichzeitig die Möglichkeit, die Mieter durch Beratung vor einer übermäßigen finanziellen Belastung/Verschuldung zu bewahren.

Nähere Informationen zur Tätigkeit der CRIF GmbH können Sie jederzeit unter www.crif.de/datenschutz abrufen.

11. Kontakt

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen oder Widerspruch gegen eine bestimmte Datenverwendung wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse oder die E-Mail-Adresse info@hausundgrund-rlp.de

12. Anpassung der Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite oder die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns daher vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um sich über gegebenenfalls erfolgte Aktualisierungen zu informieren.

Stand: 16.04.2025