Frist läuft aus: Jetzt rasch um die Betriebskostenabrechnung kümmern

Vermieter müssen sich sputen: Bis zum 31. Dezember muss dem Mieter die Abrechnung für 2019 vorliegen.

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Wer die Betriebskosten nach dem Kalenderjahr abrechnet, hat nun nicht mehr viel Zeit. Spätestens am 31. Dezember muss dem Mieter die Abrechnung für das Jahr 2019 vorliegen. Haben Sie sich noch nicht darum gekümmert? Dann sollten Sie das schleunigst nachholen. Denn in diesem Fall gilt: Wer sich zu lange Zeit lässt, zahlt im Zweifelsfall drauf.

Fristverstoß geht zu Lasten des Vermieters

„Wenn die Abrechnung nicht fristgerecht eingeht, kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr verlangen“, warnt Rechtsanwalt Ralf Schönfeld, Verbandsdirektor von Haus & Grund Rheinland-Pfalz. Deshalb sollten Vermieter besser kein Risiko eingehen und zur Sicherheit genügend Abstand zum Silvestertag einhalten.

Eine (zu) knappe Lieferung ist ein großes Risiko: Im Streitfall muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang nachweisen. „Es ist also nicht damit getan, das Schreiben am Silvesterabend in den nächsten Briefkasten zu werfen, nicht einmal in den des Mieters“, sagt der Haus & Grund Experte. An Silvester wird schließlich in aller Regel (wenn überhaupt) nur am Vormittag gearbeitet. Der Mieter hat also keine Möglichkeit, die Abrechnung rechtzeitig zur Kenntnis zu nehmen.

Vermieter kann sich nicht auf die Post berufen

Nicht einmal auf die Post kann sich der Vermieter berufen: Eine verzögerte Zustellung wird ihm selbst zugerechnet. Schönfelds Tipp: „Wer erst kurz vor Toresschluss mit der Abrechnung fertig wird, sollte sicherheitshalber das Schreiben persönlich übergeben und sich den Eingang quittieren lassen. Möglich ist es auch, einen Boten mit der Zustellung beauftragen, der diese dann bezeugen kann.“

Mehr zum Thema:

Viele hilfreiche Tipps und Infos rund um die Betriebskosten enthält das Merkblatt „Betriebskosten“ des Landesverbands.
Welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen, können Sie der jeweils aktuellen Fassung der Betriebskostenverordnung entnehmen.
Über aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen bleiben Mitglieder von Haus & Grund durch das monatliche Magazin auf dem Laufenden.
Bei Fragen rund um die Betriebskostenabrechnung hilft Mitgliedern die Rechtsberatung in ihrem Haus & Grund Verein vor Ort. Einige Ortsvereine bieten sogar an, gegen eine kleine Gebühr die ordnungsgemäße Abrechnung der Betriebskosten zu übernehmen.

Frist gilt auch bei einer Eigentumswohnung

Vermieter von Eigentumswohnungen stehen eventuell vor dem Problem, dass ihnen die Abrechnung ihrer Wohnungseigentümer-Gemeinschaft (WEG) noch nicht vorliegt, die eigentlich die Grundlage für die Abrechnung mit dem Mieter bildet. Wichtig: Das führt nicht zu einer Fristverlängerung, hat der Bundesgerichtshof klargestellt (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, Az. VIII ZR 249/15).

„Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben“, erklärt der Verbandsjurist.

Was also tun? Ganz normal abrechnen, rät Schönfeld mit Verweis auf eine weitere BGH-Entscheidung (Beschluss von 14. März 2017, Az. VIII ZR 50/16). Danach kann der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nämlich auch dann wirksam erstellen, wenn die WEG-Versammlung die Jahresabrechnung noch nicht genehmigt hat.

Für die Abrechnung gilt die tatsächliche Wohnfläche

Im Zusammenhang mit der Betriebskostenabrechnung hat das oberste deutsche Gericht vor zwei Jahren noch ein wichtiges Urteil gefällt – und zwar zum Thema Wohnfläche (Urteil vom 30. Mai 2018, Az. VIII ZR 220/17). „Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es jetzt auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an“, erläutert Ralf Schönfeld. Früher hatte der BGH die vereinbarte Wohnfläche für maßgeblich erklärt, sofern diese nicht mehr als 10 Prozent von der tatsächlichen abwich.

Fachkundige Hilfe gibt es beim Haus & Grund Ortsverein

Bei Fragen rund um die Erstellung von Betriebskostenabrechnungen hilft der örtliche Haus & Grund Verein gerne weiter. Dort, so der Verbandsdirektor, erhalten Mitglieder auch Hinweise, was zu beachten ist, damit eine Betriebskostenabrechnung nicht formell fehlerhaft wird oder wie man die Betriebskosten in der Abrechnung aufschlüsseln muss. Und einige Vereine übernehmen für ihre Mitglieder sogar gegen eine kleine Gebühr die ordnungsgemäße Abrechnung der Betriebskosten.

Praktische Checkliste für die Betriebskosten-Vereinbarungen:

Die ordnungsgemäße Abrechnung beginnt bereits mit dem Abschluss des „richtigen“ Mietvertrags.

Auf diese Punkte sollten Sie dabei unbedingt achten:

• Der Mietvertrag enthält eine Klausel, die den Mieter dazu verpflichtet, zusätzlich zur Miete die Betriebskosten zu tragen.
• Damit der Mieter weiß, welche Betriebskosten er zu zahlen hat, nimmt der Mietvertrag Bezug auf § 2 Betriebskostenverordnung.
• Für den Mieter ist ersichtlich, für welche Betriebskosten eine Vorauszahlung und für welche Positionen eine Pauschale vereinbart wurde.
• Die Höhe der Vorauszahlung bzw. der Pauschale ist ersichtlich.
• Wenn eine Pauschale vereinbart wird: Beachten Sie den Erhöhungsvorbehalt!
• Für die Heiz‐ und Warmwasserkosten ist eine Vorauszahlung mit jährlicher Abrechnung vereinbart.
• Wenn der Mieter bestimmte Betriebskosten direkt mit einem Dritten abrechnen soll (zum Beispiel für Öl, Gas, Strom etc.), wird dies im Mietvertrag zusätzlich festgelegt.
• Im Mietvertrag ist geregelt, nach welchem Verteilerschlüssel die Betriebskosten umgelegt werden.
• Der Mietvertrag enthält eine Klausel, wonach neu entstehende Betriebskosten ebenfalls umgelegt werden dürfen.
• Für die Umlage sonstiger Betriebskosten (zum Beispiel Feuerlöscherwartung, Schwimmbad usw.) listet der Mietvertrag diese Positionen genau auf.
• Der Mietvertrag enthält eine Klausel, wonach der Mieter bei einem von ihm veranlassten Auszug die Kosten der Zwischenablesung, trägt.

Diese Checkliste stammt aus dem Merkblatt „Betriebskosten“ des Landesverbands, das die wichtigsten Informationen und Tipps rund um die Abrechnung enthält. Bestellen können Sie dieses und weitere Merkblätter zu wichtigen Themen direkt im Online-Shop von Haus & Grund Rheinland-Pfalz.

Dieser Artikel stammt aus dem digitalen Info-Service von Haus & Grund Rheinland-Pfalz (Ausgabe Oktober 2020 vom 9. Oktober 2020). Melden Sie sich jetzt an für diesen kostenlosen Service des Landesverbands:

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